Emailul și portalurile generice pentru clienți creează adesea confuzie, întârzieri și muncă administrativă inutilă atât pentru clienți, cât și pentru personal. O platformă de colaborare fiscală dedicată oferă vizibilitate, securitate și automatizare pe tot parcursul procesului de angajament. Consolidarea colectării, semnării, plății și livrării într-un singur flux de lucru îmbunătățește experiența clientului, reducând în același timp costurile operaționale.
Întreabă un client ce își amintește despre sezonul fiscal și probabil că nu va menționa declarația în sine. Va cita emailuri în care i s-au cerut documente pe care le-a trimis deja, confuzie legată de ce documente mai sunt în așteptare sau procesul incomod de semnare a ceva prin intermediul unui atașament. Acest lucru dezvăluie un adevăr pe care firmele de contabilitate îl ignoră adesea: procesul lor de pregătire a declarațiilor fiscale poate fi excelent și totuși umbrit de un proces de colectare a datelor anevoios.
Portaluri pentru clienții fiscali vs. email pentru colectarea datelor: De ce contează comparația
Comparația dintre un portal pentru clienții fiscali și un sistem bazat pe email pentru colectarea datelor se reduce la ușurare pe termen lung versus comoditate pe termen scurt. Deși implementarea unei platforme robuste de colectare și livrare a datelor poate părea o corvoadă, firmele care depun efortul pot beneficia de pe urma acesteia ani de zile. Iată de ce:
Dezavantajele colectării datelor prin email
Colaborarea cu clienții prin email pare simplă la suprafață. Un membru al personalului trimite o cerere, clientul răspunde cu un atașament, iar fișierul ajunge într-o inbox. Această barieră de intrare redusă este exact motivul pentru care atât de multe firme încă gestionează sezonul fiscal în acest mod. Dar dezavantajele se acumulează rapid odată cu creșterea volumului:
* Niciun standard de criptare: Numerele de securitate socială, formularele W-2 și extrasele de cont bancar stau în inbox-uri la fel de vulnerabile ca orice alt mesaj. * Fără pistă de hârtie: Nu există o înregistrare fiabilă a cine a trimis ce, când a sosit, sau dacă clientul a primit vreodată un răspuns. * Nicio noțiune de „în așteptare”: Emailul conține doar mesaje, nu stări. Dacă un client uită să atașeze un document, nimic nu îl semnalează – cineva trebuie să observe și să urmărească manual. * Devieri ușoare: Atașamentele sunt trimise destinatarului greșit, îngropate în fire de email lungi sau pierdute complet atunci când un client răspunde la un mesaj vechi în loc de cel curent. * Ore de urmărire manuală: Personalul petrece timp real în fiecare săptămână scanând inbox-urile pentru a afla cine lipsește ce, apoi scriind urmăriri individuale pentru a acoperi golul.
Ce rezolvă un portal dedicat pentru clienții fiscali
Un portal securizat elimină fiecare dintre aceste probleme, în loc să le mute în altă parte. Documentele se deplasează printr-un canal criptat, în loc de un inbox obișnuit. Fiecare încărcare și semnătură este înregistrată automat, astfel încât există o înregistrare clară, fără ca cineva să o construiască manual. Clienții văd o listă de verificare în loc de un fir de discuții, astfel încât să știe exact ce s-a făcut și ce este încă necesar – fără a fi nevoie de email de urmărire. Personalul vede aceeași stare în timp real, ceea ce înseamnă că săptămânalul efort de a afla cine lipsește ce dispare pur și simplu. Odată ce luați în considerare orele pe care firmele le recuperează în timpul răspunsului la clienți și organizarea documentelor, comparația nu este strânsă.
De ce portalurile generice de colectare a documentelor fiscale tot nu sunt suficiente
Nu vă înșelați: nu toate portalurile facilitează o experiență fluidă pentru client. O mulțime de portaluri de colectare a documentelor fiscale au încă puncte nevralgice care creează confuzie pentru clienți și întârzieri pentru firme.
Goluri comune în portalurile axate pe stocare
Un portal care doar stochează fișierele încărcate de clienți a mutat documentația online fără a avansa fluxul de lucru:
* Clienții pot încărca un document, dar nimic nu confirmă că acesta corespunde cu ceea ce a solicitat de fapt firma. * Nu există nicio funcție de semnătură sau plată integrată, astfel încât clientul părăsește în continuare portalul pentru a finaliza angajamentul. * Personalul încă sortează, etichetează și arhivează manual ceea ce primește. * Nimic nu urmărește cine lipsește ce, astfel încât urmărirea este încă o scanare manuală.
Rezultatul pare modern, dar se comportă ca un fișet cu o pagină de conectare. Clienții încă nu știu ce li se așteaptă, iar personalul încă petrece luna martie urmărind aceleași documente pe care le făceau cu emailul.
Capcana „SaaS sprawl” (răspândirea aplicațiilor SaaS)
Partea din modul în care firmele au ajuns aici se datorează modului în care au achiziționat software: un instrument nou pentru fiecare nevoie nouă. Unul pentru semnături electronice, altul pentru stocare, altul pentru facturare, altul pentru mesagerie cu clienții. Fiecare achiziție a rezolvat o problemă restrânsă, deci a părut un progres. Adoptarea agresivă a tehnologiei poate escalada rapid într-un „SaaS sprawl”, iar costurile sunt mai mari decât ați crede.
Costurile ascunse ale „SaaS sprawl”:
* Experiență fragmentată pentru client: Clienții sunt nevoiți să navigheze prin patru-cinci logări pentru a finaliza un singur angajament. * Costuri administrative cu furnizorii: Firmele gestionează atâtea contracte, date de reînnoire și linii de suport, în loc de una singură. * Cheltuieli tehnologice redundante: Taxele de licențiere se acumulează pentru instrumente care se suprapun ca funcționalitate. * Costuri IT și de formare ascunse: Timpul personalului este investit în depanarea integrărilor și învățarea mai multor interfețe, în loc de una singură.
De aceea, tot mai multe firme aleg software de colaborare construit pentru angajamentul complet (de la colectare, la semnare, la livrare, la plată și arhivare electronică), astfel încât firmele să simplifice procesul de integrare și să reducă răspândirea cheltuielilor acumulate în tăcere.
Cum creează SafeSend o experiență mai bună pentru clienți
Thomson Reuters SafeSend simplifică întregul proces de colaborare fiscală pentru clienți și profesioniști. Tot ce aveți nevoie se află într-o singură platformă intuitivă, care automatizează sarcinile și asistă clienții pe fiecare pas.
Next-gen G ather AI
SafeSend's Gather AI potrivește fiecare document încărcat de client cu elementul corespunzător din lista de solicitări de documente. Personalul nu mai sortează, etichetează și arhivează manual fiecare încărcare, lăsând mai mult timp pentru munca efectivă de pregătire și revizuire.
O singură interfață integrată
Semnăturile, facturarea și chestionarele se află în același loc. Clienții nu sunt direcționați între un portal, un instrument de semnătură electronică și un link de plată. Firmele obțin aceeași consolidare: un singur sistem în loc de patru, cu o singură relație cu furnizorul și o singură linie de suport – o soluție directă la problema răspândirii, nu doar o soluție temporară.
Un ghid pas cu pas pe care clienții îl înțeleg
Chiar dacă pare greu de crezut, majoritatea documentelor lipsă nu sunt rezultatul neglijenței clientului. Sunt o problemă de confuzie. SafeSend explică exact ce documente sunt încă în așteptare, ce necesită semnătură și ce este datorat, în limbaj simplu, la fiecare pas. Mai puțini clienți se blochează, ceea ce înseamnă mai puține apeluri de urmărire către personal.
Distribuirea K-1 fără blocajul din luna martie
Sezonul K-1 implică zeci sau sute de formulare care trebuie să ajungă la persoanele potrivite în mod securizat și la timp. SafeSend permite firmelor să trimită multiple K-1 pentru un singur contribuabil într-o singură acțiune în masă, păstrând fiecare formular trasabil – fără lanțuri de email manuale care consumă timpul personalului în martie și aprilie.
„Clientul primește o experiență excepțională. Intern, ca firmă, economisim nenumărate ore la fiecare declarație.” Justin Freeman Freeman & Company CPA
Upgrade de la colectarea datelor prin email și de la software-ul generic pentru portaluri fiscale
Clienții compară acum fiecare serviciu cu aplicația lor bancară și cu retailerul lor preferat. Ei se așteaptă să știe ce este necesar, să semneze cu câteva atingeri și să primească actualizări fără să sune la birou. O firmă care încă gestionează colectarea datelor prin email (sau un portal care doar stochează fișiere) concurează împotriva unui standard pe care nu îl poate atinge. Închiderea acestui decalaj nu înseamnă adăugarea unei noi aplicații. Înseamnă înlocuirea patchwork-ului cu software construit pentru această sarcină specifică, unul care tratează colectarea, semnarea și plata ca un singur proces conectat, în loc de trei probleme separate – și o singură logare în loc de cinci.
Pentru a vedea SafeSend în acțiune și pentru a afla cum economisesc firmele 12.000 USD pentru fiecare 1.000 de declarații, consultați pagina noastră de informații și rezervați astăzi o demonstrație personalizată!